Ein Lebensversicherer nutzt den digitalen Postkorb und das elektronische Dossier aus der Cloud

Ausgangslage

Unser Kunde verfügte über eine heterogene Anwendungslandschaft mit mehreren Dokumentarchiven und funktional sehr unterschiedlichen Postkorblösungen, welche am Ende ihres Lebenszyklus standen und abgelöst werden sollten. Dabei sollte eine neue Lösung gefunden werden, welche die Anforderungen im Produktstandard abdeckt und welche nicht spezifisch weiterentwickelt werden müsste. Ziel dieses Kunden war es zudem, mit einer einheitlichen Lösung alle relevanten E-Mails sowie weitere Informationen aus unterschiedlichen Ein- und Ausgangskanälen wie z.B. Sedex und Output Management effizient dem richtigen Dossier zuführen zu können. Damit sich der Kunde auf den Betrieb und die Weiterentwicklung der Kernsysteme fokussieren konnte, formulierte er die Anforderung, die für die neue Input-Management- und Dossierlösung benötigten Komponenten inadox MAIL, inadox DISPATCHER und inadox DOSSIER sowie das SPS-Archiv künftig als Service aus der Post-Cloud beziehen zu können.

Leistungen Inacta

Da der Kunde bereits eine elektronische Postkorb- und Dossierlösung im Einsatz hatte, wurden in einem ersten Schritt die funktionalen Eigenschaften geprüft und mit dem Produktstandard von Inacta abgeglichen. Zudem wurde eine detaillierte technische Analyse der abzulösenden Dokumentarchive durchgeführt und die Migration vorbereitet. Nach einer Pilotphase, in welcher ebenfalls das Outsourcing der Scan-Dienstleistungen durch SPS verifiziert wurde, wurden die Archive vom SPS-Archiv in die Post-Cloud migriert und die Services inadox DISPATCHER und inadox DOSSIER beim Kunden eingeführt. Zusätzlich zur Anbindung des Scannings des Eingangskanals wurde inadox MAIL eingeführt, um E-Mails direkt aus Outlook dem korrekten Dossier zuzuweisen. Ebenfalls wurde das Output Management mit der Lösung integriert, sodass ausgehende Dokumente ebenfalls dem korrekten Dossier zugeführt werden konnten. Schlussendlich wurde die Integration mittels inadox DOSSIER realisiert, um Dokumente zusätzlich direkt im Kontext der Bearbeitung in den Kernsystemen verfügbar zu machen.

Nutzen für den Kunden

Der Kunde verfolgte die Zielsetzung, künftig auf Branchenstandards statt Eigenentwicklungen zu setzen. Die Produkte inadox DISPATCHER und inadox DOSSIER deckten durch ihre flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten die umfassenden Kundenbedürfnisse im Bereich des Kerngeschäfts sowie auch in weiteren Unternehmensbereichen wie Legal und HR ab. An verschiedenen Stellen konnten Aufwände reduziert werden, hauptsächlich im Bereich Logistik, aber auch durch den Wegfall manueller Tätigkeiten seitens der Sachbearbeiter. Mit Umstieg auf den neuen Prozess wurde die Eingangspost früh und durchgängig digitalisiert. Dadurch konnten die Dienstleistungsqualität und die 360°-Sicht auf die Kunden und Geschäftsvorfälle gezielt verbessert werden. Des weiteren konnten durch die Ablösung der bisherigen Archive durch eine moderne Archivlösung «as a Service» in der Post-Cloud die bestehenden Risiken bezüglich Know-how-Verlust und Betriebsunterstützung gezielt abgeschwächt und die langfristige Verfügbarkeit von Dokumenten sichergestellt werden.